Проведение брифинга позволит бизнесмену оперативно реагировать на изменение ситуации

По сравнению с пресс-конференцией брифинг является более оперативным средством информирования общественности, а значит и потенциальных клиентов, о вашем бизнесе, его возможностях, перспективах и выгодах сотрудничества. Умелое проведение брифинга формирует позитивное первое впечатление, выгодно подает новинки, освещает тенденции, позволяет быстро реагировать на события, произошедшие буквально несколько часов назад.

Суть этого мероприятия красноречиво описывается лежащим в его корне английским словом brief (краткий, лаконичный). В практике паблик рилейшнз это значит, что максимальная продолжительность брифинга не может превышать 30 минут. Случаются и успешные, которые укладываются в четверть часа, но в этом случае они должны проводиться настоящим профессионалом PR со значительным опытом в этой сфере.

Предельно сжатое время позволяет обойтись без специально приспособленного для этого помещения, что позволяет организовывать мероприятие буквально "с колес", "на лету", обеспечивая лишь стоячие места для выступающих и журналистов. Поэтому проведение брифинга возможно практически в любом холле административного здания, гостиницы или аэропорта. При этом также не подаются минеральная вода, кофе, бутерброды и т. п.

Чтобы превратить брифинг в некую PR-акцию, привлекающую внимание общества, нужно, прежде всего, строго придерживаться общепринятой схемы проведения. Из-за предельно сжатого времени программа брифинга исключает обязательную для пресс-конференции презентацию и сразу же переходит к сути дела, излагаемой выступающими в коротком информационном заявлении.

Текст заявления готовится заранее, обязательно предварительно прорабатывается и шлифуется. Его цель - настолько четко изложить информацию или позицию, чтобы исключить ее неточное изложение или перекручивание в СМИ. Заявление также должно быть емким и понятным для журналистов, чтобы с их стороны не последовали уточняющие вопросы, усложняющие проведение брифинга.

Его хронометраж делится на две неравные части. Примерно треть времени отводится на заявление или информационное сообщение. Остальные две трети идет блиц: журналисты задают короткие вопросы и получают на них такие же короткие, но информационно насыщенные ответы. При этом крайне желательно, чтобы с выступающей стороны присутствовали люди, обладающие быстрой и четкой реакцией на любые вопросы и умением достойно отвечать на них.

Чтобы успешно состоялся брифинг, его ведущий должен все время управлять ситуацией и, подобно серфингисту, "держать волну". Его задача - обеспечить максимальное изложение выступающей стороной информации и в то же время четко соблюсти временные рамки, чтобы не превратить мероприятие в пресс-конференцию.

Проведение брифинга немыслимо без грамотно и своевременно выполненной менеджерами со связью с общественностью подготовительной работы к нему. Она включает оповещение СМИ о месте и времени проведения мероприятия, изложение его основной линии, уточнение основных вопросов, планирование очередности выступлений. Перед началом брифинга нужно обязательно еще раз проверить, насколько подготовлено место для его проведения и находится ли в рабочем состоянии аудио- и видеоаппаратура. Желательно по возможности удалить от места его проведения источники отвлекающих внимание шумов и световых эффектов.

Заранее необходимо подготовить пакет материалов, в которых в форме конспекта или тезисов излагается тема брифинга без приведения личных мнений и цитат.