Сроки хранения кадровых документов определяется перечнем архивных документов

Видео: Как ПРИНЯТЬ на работу? Как заполнить кадровые документы? Какой Список документов?

Документом принято считать документированную информацию, зафиксированную на материальном носителе и имеющую реквизиты, благодаря которым осуществляется ее идентификация. Для организации быстрого поиска и правильного хранения документов, касающихся личного состава, служба управления персоналом должна составлять и утверждать свою Номенклатуру дел по единой унифицированной системе, действующей в организации. Сроки хранения кадровой документации, как прописано в пункте 75 ГОСТ Р 51141-98, устанавливаются Номенклатурой дел организации, которая составляется с учетом сроков хранения, указанных в Перечне типовых архивных документов управленческого характера, образующихся в результате деятельности различных органов власти и организаций (утвержден 25.08.2010 Приказом по Министерству культуры РФ № 558).

Видео: Сроки хранения отчетных документов.avi

Служба управления персоналом формирует личные дела всех сотрудников организации. Согласно Перечню, сроки хранения приказов по кадрам составляют 75 лет, после чего, по решению ЭПК (специальная экспертно-проверочная комиссия), они утилизируются. Это касается Приказов, распоряжений и прочих документов к ним относящихся (информация в виде справок, сводок, докладов):

• о приеме, совмещении, переводе, перемещении, увольнении;
• о повышении квалификации, об аттестации, о присвоении званий (чинов);
• о награждениях и поощрениях;
• по оплате труда, по различным выплатам и премиям;
• на отпуск, который предоставляется для ухода за ребенком;
• на отпуск без сохранения содержания;
• о смене фамилии;
• на различные виды отпусков для тех, кто работает в тяжелых, опасных и вредных условиях труда;
• о дежурствах, связанных с основной деятельностью;
• о длительных командировках (внутри страны и за рубежом);
• о командировках работников, работающих в тяжелых, опасных и вредных условиях труда.

Видео: Трудовой и Подряда договора, РАЗНИЦА в чем?

Для дел, содержащих другую категорию Приказов, распоряжений и различной документированной информации (к ним относящиеся сводки, справки, информации или доклады) и касающихся ежегодных плановых и оплачиваемых отпусков, дисциплинарных взысканий, учебных отпусков, графиков дежурств, командировок на непродолжительное время (внутрироссийских или зарубежных), Перечнем установлены 5-ти летние сроки хранения кадровых документов.

Видео: Урок 15. Формирование и оформление дел. Архив предприятия. Часть 1

В папке (деле) под одной обложкой могут помещаться только те документы, для которых в Номенклатуре установлены одинаковые сроки хранения кадровых документов. Все они располагаются в строгом порядке. Дело начинает формироваться с заявления с просьбой о приеме на работу. Затем дополняется направлением на переговоры или представлением на сотрудника, анкетой и листком по учету кадров с дополнениями к личному листку о поощрениях и по учету кадров. В деле присутствует в обязательном порядке документы об образовании, а также автобиография. Выписки из приказов о перемещении, новом назначении или увольнении сотрудника, а также характеристики, справка-объективка и другие документы, относящиеся к конкретному сотруднику, включаются в дело отдельной группой. Все документы в деле располагаются в хронологической последовательности.

Каждое заявление (жалоба) и материалы о рассмотрении (если они не касаются вопросов по улучшению производственной деятельности) относятся к документам кадровой службы и входят в дело самостоятельной группой, отделенной листом-разделителем. При повторном получении заявления (жалобы) или возникновении дополнительных материалов их подшивают в данную группу. Документы располагаются в алфавитном или хронологическом порядке. Для данной категории дел сроки хранения кадровых документов также устанавливаются Номенклатурой с учетом Перечня, утвержденного Приказом № 558. На обложке каждого дела в обязательном порядке указывается цифровая или буквенная индексация и, конечно, сроки хранения кадровых документов.